星期五早上十一點到十一點半,是小鬱老師跟我每週一次的one on one meeting。

 

這個每週一次的會議簡單講,就是為了「溫故知新,鑑往知來」。會議中我要提出一份工作報表,向她簡報這一週來所有project的工作進度,以及未來一週的工作計畫。會中她會核對上次會議時我提交的報表,看看完成率是否合於計畫,假如有困難或延誤,就得找出原因並設法解決。

新的project也一樣,假如我的規劃可能有窒礙難行之處,她也會予以點撥。當然啦,無論是進行中的或是即將面對的,假如有需要她出面協調甚或親自接管的話,她也當仁不讓。另外,除了她自己要交給我的新項目以外,她也會告知我這一週來公司有什麼新的計畫,上面有什麼交辦事項或意見等等。

簡單講,這樣的one on one meeting就是這家公司各級員工與直屬主管的定期溝通管道。對我這種缺乏管理專案經驗(我帶過兵也管過學生,但跟project management顯然有相當大的區別)的人來說,小鬱老師這每週半小時到一小時的會,可以說是替我未來一週指出一條明路。

以我在這家公司的工作情況而言,由於主要工作是進行網頁中文化,而我翻譯的內容乃至於負責撰寫的相關工作文件基本上都要經過小鬱老師核可後才發出,所以基本上我直接要面對的相關部門與需要聯繫的人員相對較為單純。但由於公司網站全面更新在即,因此掌握時間就成了最重要的課題。

「斑尼鈍,你能不能給我一個quote(註一) ,告訴我這個translation request需要多久可以完成?」

「我想... 我想大概兩天半吧,下星期二下班前應該可以。」

「你平常一天大約可以翻譯一千二到一千五百字左右,但那是專心做翻譯的情況。這裡一共有三千五百多字,都是關於stock option(註二) 的,內容比較複雜;另外我記得你手上也還有一個協助Evelyn做電子報disclaimer(註三) 翻譯的case,雖然只有一兩百字,但那是要法務部門審核的東西,總也要費點時間好好斟酌,就算一小時好了。再加上你總得花時間接電話寫email什麼的,你真的覺得來得及嗎?」

坦白講,我做事情很認真,但是多半屬於埋頭苦幹型,對於精確估算時間與工作量的確不在行。「那也許…也許週三中午比較好些。」

「好,那我想週三下班前給我就可以了。」「我要你試著去估算完工時間不是要催你趕工,而是要你練習自己掌握工作進度。我們這種公司基本上大家都是獨立作業,除非很特殊的情況,否則沒有人會逼你做什麼事。但是你必須自己曉得什麼樣的事情大概多久可以做完,這樣當你在安排自己的時間,或者跟其他同事連繫協調工作時心裡才會有譜。」

「同樣的,你的team member也需要知道你的工作情況與時間安排。像我今天這樣問過你,我就知道你手上有哪些事情在趕,還可不可以接其他工作;假如有需要你支援的地方,我也知道該如何調整你的工作量以及優先順序。」

從前我主持廣播節目與當記者的時候也都是跟時間賽跑,因為假如沒趕上播出時間,一切努力都是枉然;而當時的時間單位長則以小時計,短則以分秒計;作業方式則多半靠自己,牽涉到別人的情況不多。現在雖然沒有那麼分秒必爭了,但是時間拉長後對我來講反而不易估算,何況同時進行好幾個項目,牽涉到不同的人與部門…

「那我們再來看這個work request,」她指著報表說,「上星期你說這個網頁更新還在publisher那裡做,現在怎麼樣了?我看這網頁好像下週二就應該要推出去了不是嗎?」

「是,Karen前天問她時說她還在做。」

「我知道Karen的老闆給了她兩個急件,所以她未必有空先做你的;但是你應該要自己去跟她follow up,才能掌握你自己的進度。」「下午你可以發個email問她,就說只要知道一下進度。不要用那種催促的語氣,但也稍微提點她一下說下週二要出,讓她心裡有個底。」

「還有,假如她有困難的話你跟我講,我可以請她老闆調整一下。」

一寸光陰一寸金。從事這類Project management的確需要能夠精確地掌握時間、估算時間-不管是自己的時間還是別人的…

「其他的你都安排得很好。只要記得確實把時間掌握好就可以了。那我想我們就開到這裡。」她看看時間,十一點四十五分了。「你今天有沒有帶飯?假如沒有的話,我想去Chinatown吃飯順便幫我媽媽買中藥,你要不要一起去?我們可以去搭十一點五十五分那班MUNI(註四) 。東西收一收走去站牌剛剛好。」

這班MUNI因為是兩節式的,所以轉彎時搖晃得特別厲害。但也因為這一搖,我瞧見了小鬱老師右腕閃過一道黑亮的光芒-

「你換手錶啦?」

「對啊,結婚十週年禮物。」

「十週年?」我記得她比我早一年結婚,而我結婚都不只十週年了。

「那時候就編了預算打算好好慶賀,但是一直沒空想要買什麼。直到最近陪我媽媽去買錶才想起來,就連自己的一起買囉。」也難怪她會高興,因為這支黑色表面的弧型超薄錶正是該品牌最近主打的款式。買得早不如買得巧。

「我先前戴的那支錶是以前在台灣的同事歡送我時合送的,一晃眼也戴了七八年。」「還記得我第一支錶是我小學二年級的時候買的…」

「二年級?那麼早?」在我們那個年代,通常到了小學中高年級才陸續開始戴手錶。

「是啊,我還記得為了那支錶,我媽還唸我爸唸了好久…」公車靠站了,我們一前一後下了車。一邊爬坡(註五) 一面聽她說故事。

「我小時候住鄉下,是真的很鄉下的鄉下,還記得小時候曾經幫忙生過炭火挑過水。你們台北長大的大概很難想像。」生炭火煤球不難想像,因為我媽小時候也做過,難想像的是她居然只大我不到一歲…

「我升上二年級那年,我爸爸帶我去鎮上買了支手錶。那時候老師薪水很低,手錶又很貴,所以我媽媽嘀咕了好一陣子。」

「那為什麼你爸爸要這麼早買給你?不要說你住鄉下,我們台北的小孩子那時候也沒幾個人有手錶啊?」

「我父母很注重守時,也常常提醒我們要善加利用時間,像是怎樣安排事情先後順序,以及同時進行好幾件事情等等。我爸爸堅持:培養時間觀念要從小開始,而他覺得二年級夠大了。我弟我妹也都是二年級開始戴錶的;那支錶一直戴到上台北唸書,直到高中畢業考上大學,姑姑送我另一支手錶為止。」「就是因為錶很貴,所以更能牢記時間的價值。我拿到錶的時候,還真的想起『一寸光陰一寸金』這句話呢…」

 


註一 Quote一般指報價,也可以指預估的時間。

註二 Option是指期權或稱為選擇權,交易方式比單純的股票買賣複雜許多。

註三 Disclaimer也就是所謂的免責聲明,多半以小字呈現在正文下方,以附註方式詳細解說本文內沒有提到的相關法律責任歸屬。

註四 San Francisco Municipal Railway 的簡稱。雖然名為鐵路,但其實除了舊金山市區的輕軌電車以外,也包括了一般公車與無軌電力公車。

註五 舊金山由四十二座山丘組成,三不五時就要上下坡。中國城附近尤其如此。

 

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無聊齋

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留言列表 (2)

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  • Alice
  • 你真的很會寫, 最後用手錶/守時來做結尾.......且可以把一般我們工作的事情寫得很生動很有專業感!
  • 因為這些事情都是我印象很深的事情,所以寫下來並不困難。1 on 1的會我開了不知道幾次,雖然事情仍舊丟三落四但是多少學到了些;手錶的故事基本上也是真的...

    金屯 於 2009/02/01 14:11 回覆

  • Elaine
  • Teacher xiao Yu is really an efficent lady, even when she prepares dinners. I don't like wearing watches, they make my wrist itchy. Good thing I am a housewife with no deadlines... :)
  • Yes. Actually she is also good for cooking complex "Kong Fu" dishes, but I didn't ask too much since even if she tell me I still cannot understand.... And you're lucky to be a no-deadline housewife (although I never consider a housewife is a easy job and think that there are a lot of time pressures such as send kids to school or bring them back; prepare dinner before everyone backs, etc....)

    金屯 於 2009/02/03 13:39 回覆

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